Modelo de análise....

Com base no que nos foi apresentado sobre análise tipológica e diplomática desde o começo do semestre, montamos, como nos foi solicitado, um modelo de análise contendo os campos e a definição destes campos.

Esse é o nosso modelo, e buscamos abranger nele campos de todos os modelos apresentados até agora de uma forma genérica e suscinta.

·         Denominação do Documento: Este campo indica o nome do documento analisado, levando em consideração também sua espécie documental. Por Exemplo: “Ata da 34° reunião do conselho de coopéração técnica”

·         Denominação da Espécie: Indica a espécie do documento a ser analisado. Por Exemplo: Ata, Folheto, Fotografia, etc.

·         Produtor do Documento: Neste campo deve ser descrito qual é o organismo produtor do documento ou seu autor. Por Exemplo: Ata de uma reunião realizada na reitoria da Universidade de Brasília, o produtor deverá ser a Universidade de Brasília, pois foi ela quem produziu o documento.

·         Receptor do documento: Neste campo deverá ser descrito o destinatário interessado no documento. Por Exemplo: Um convite de casamento enviado à “Mariazinha”, o receptor do convite será a “Mariazinha”.

·         Data Tópica: Aqui deverá ser descrito o local de produção do documento. Por Exemplo: A ata produzida apartir de uma reunião na reitoria da Universidade de Brasília, a data tópica deverá ser Brasília-DF, visto que a ata foi criada na reitoria da universidade que fica localizada em Brasília.

·         Data Cronológica: Deverá ser descrita a data na qual o documento foi produzido. Por Exemplo: Uma circular expedida em 25 de maio de 2011 terá esse campo preenchido como 25/05/2011.

·         Signos Especiais: Devem ser descritos os signos e/ou sinais de validação existentes no documento. Por Exemplo: assinaturas, carimbos, logotipos, selos, etc.

·         Trâmite: Descrisção do processo pelo qual o documento percorre desde o momento de sua criação até o momento de seu arquivamento, englobando, iclusive o processo anterior e o processo decorrente de sua criação.

·         Legislação: Neste campo deverá ser descrita leis, atos, portarias, resoluções, etc. no qual o documento se ampara no momento de sua criação ou no decorrer de seu tramite.

·         Documentos Relacionados: Neste campo devem ser descritos os documentos relacionados ao trâmite do documento analisado. Aqueles que proporcionaram a sua criação. Por Exemplo: Documentos relacionados a um diploma podem ser o formulário de requisição desse diploma, o histórico escolar requisitado pela secretaria (para a comprovação de conclusão de curso) etc.

·         Função Administrativa: Função exercida pelo documento em suas fases corrente e intermediária. Por Exemplo: A função Administrativa de um diploma seria registrar a formação do aluno.

·         Função Arquivística: Função exercida pelo documento no contexto arquivístico, ou seja, quando ele estiver inserido em um acervo. Por Exemplo: A função arquivística de um diploma será provar que o aluno se formou

·         Caracteres Externos:

·         Gênero: O gênero indica o caractere especial do documento relacionado ao suporte e ao formato deste. Por Exemplo: Textual, audiovisual, iconográfico, etc.

·         Suporte: Neste campo deverá ser descrito o suporte no qual a informação está inserida. Por Exemplo: Papel, fita magnética, cd, pen-drive, etc.

·         Formato: Indica as características físicas de apresentação do documento. Por Exemplo: Folha avulsa, Processo, Dossiê, etc.

·         Forma: Indica detalhes da produção do documento relativos à sua originalidade. Por Exemplo: Original Único, Original Múltipla, Cópia, Minuta, etc.